Politique de confidentialité

La présente politique de confidentialité vous informera sur la façon dont nous traitons vos données personnelles lorsque vous visitez notre site Web (peu importe d'où vous le visitez) et vous informera de vos droits en matière de confidentialité et de la manière dont la loi vous protège.

Le présent avis de confidentialité a été mis à jour pour la dernière fois en août 2022

Table des matières

• Renseignements importants et qui nous sommes
  • Objet de la présente politique de confidentialité
  • Responsable du traitement
  • Coordonnées
  • Modifications à la politique de confidentialité et votre obligation de nous informer des changements
  • Liens vers des sites tiers
• Les données que nous recueillons à votre sujet
  • Si vous ne fournissez pas de données personnelles
• Comment vos données personnelles sont-elles recueillies?
• Comment nous utilisons vos données personnelles
  • Fins pour lesquelles nous utiliserons vos données personnelles
  • Marketing
  • Offres promotionnelles de notre part
  • Marketing par des tiers
  • Retrait du consentement
  • Témoins (cookies)
  • Changement d'objectif
• Divulgation de vos données personnelles
• Transferts internationaux
• Sécurité des données
• Conservation des données
  • Pendant combien de temps utiliserez-vous mes données personnelles?
• Vos droits légaux
  • Aucuns frais habituellement requis
  • Ce dont nous pourrions avoir besoin de votre part
  • Délai de réponse

Renseignements importants et qui nous sommes

Objet de la présente politique de confidentialité

La présente politique de confidentialité vise à vous informer sur la façon dont Codat recueille et traite vos données personnelles par l'utilisation de ce site Web, y compris toutes les données que vous pourriez fournir par l'intermédiaire de ce site Web lorsque vous remplissez le formulaire de contact ou achetez un produit ou un service auprès de nous. Ce site Web n'est pas destiné aux enfants et nous ne recueillons pas sciemment de données relatives aux enfants.

Responsable du traitement

Codat est composée de différentes entités juridiques, soit Codat Limited (enregistrée en Angleterre et au pays de Galles, numéro : 10480375) et Codat, Inc (une société du Delaware, numéro 7789483). La présente politique de confidentialité est émise au nom du groupe Codat, donc lorsque nous mentionnons « Codat », « nous », « nos » ou « notre » dans la présente politique de confidentialité, nous faisons référence à la société pertinente du groupe Codat responsable du traitement de vos données. Nous vous informerons quelle entité sera le responsable du traitement de vos données lorsque vous nous contacterez ou achèterez un produit ou un service auprès de nous. Codat Limited est le responsable du traitement et est responsable de ce site Web.

Nous avons nommé un gestionnaire de la confidentialité des données qui est responsable de superviser les questions relatives à la présente politique de confidentialité. Si vous avez des questions au sujet de la présente politique de confidentialité, y compris toute demande d'exercer vos droits légaux, veuillez communiquer avec le gestionnaire de la confidentialité des données en utilisant les coordonnées indiquées ci-dessous.

Coordonnées

Si vous avez des questions au sujet de la présente politique de confidentialité ou de nos pratiques en matière de confidentialité, veuillez communiquer avec notre gestionnaire de la confidentialité des données de l'une des façons suivantes :

Nom complet de l'entité juridique : Codat Limited

Adresse courriel : legal@codat.io

Adresse postale : 15 Long Ln, City of London, London EC1A 9PN

Au Royaume-Uni, vous avez le droit de déposer une plainte en tout temps auprès du Bureau du commissaire à l'information (ICO), l'organisme de réglementation britannique pour les questions de protection des données (www.ico.org.uk). Nous apprécierions toutefois avoir l'occasion de traiter vos préoccupations avant que vous ne communiquiez avec l'ICO, donc veuillez nous contacter en premier lieu.

Modifications à la politique de confidentialité et votre obligation de nous informer des changements

Nous révisons régulièrement notre politique de confidentialité. La présente version a été mise à jour pour la dernière fois en août 2022.

Il est important que les données personnelles que nous détenons à votre sujet soient exactes et à jour. Veuillez nous tenir informés si vos données personnelles changent au cours de votre relation avec nous.

Liens vers des sites tiers

Ce site Web peut contenir des liens vers des sites Web tiers, des plugiciels et des applications. Cliquer sur ces liens ou activer ces connexions peut permettre à des tiers de recueillir ou de partager des données à votre sujet. Nous ne contrôlons pas ces sites Web tiers et ne sommes pas responsables de leurs déclarations de confidentialité. Lorsque vous quittez notre site Web, nous vous encourageons à lire la politique de confidentialité de chaque site Web que vous visitez.

Les données que nous recueillons à votre sujet

Les données personnelles, ou renseignements personnels, désignent tout renseignement concernant une personne à partir duquel cette personne peut être identifiée. Cela n'inclut pas les données dont l'identité a été supprimée (données anonymes).

Nous pouvons recueillir, utiliser, stocker et transférer différents types de données personnelles à votre sujet, que nous avons regroupés comme suit :

• Données d'identité comprennent le prénom, le nom de famille, les informations de connexion ou un identifiant similaire, et le titre.
• Données de contact comprennent l'adresse de facturation, l'adresse courriel et les numéros de téléphone.
• Données financières comprennent les coordonnées bancaires et les détails de carte de paiement.
• Données de transaction comprennent les détails des paiements effectués vers vous et provenant de vous ainsi que d'autres détails des logiciels et services que vous avez achetés auprès de nous.
• Données techniques comprennent l'adresse de protocole Internet (IP), vos données de connexion, le type et la version du navigateur, le paramètre de fuseau horaire et l'emplacement, les types et versions de plugiciels de navigateur, le système d'exploitation et la plateforme, ainsi que d'autres technologies sur les appareils que vous utilisez pour accéder à ce site Web.
• Données d'utilisation comprennent des renseignements sur la façon dont vous utilisez notre site Web, nos produits et nos services.
• Données de marketing et de communications comprennent vos préférences en matière de réception de marketing de notre part et de nos tiers ainsi que vos préférences de communication.

Nous recueillons, utilisons et partageons également des données agrégées telles que des données statistiques ou démographiques à toute fin. Les données agrégées pourraient être dérivées de vos données personnelles, mais ne sont pas considérées comme des données personnelles en droit, car ces données ne révéleront pas directement ou indirectement votre identité. Par exemple, nous pouvons agréger vos données d'utilisation pour calculer le pourcentage d'utilisateurs accédant à une fonctionnalité spécifique du site Web. Toutefois, si nous combinons ou relions des données agrégées avec vos données personnelles de manière à pouvoir vous identifier directement ou indirectement, nous traitons les données combinées comme des données personnelles qui seront utilisées conformément à la présente politique de confidentialité.

Nous ne recueillons aucune catégorie spéciale de données personnelles à votre sujet (cela comprend les détails sur votre race ou origine ethnique, vos croyances religieuses ou philosophiques, votre vie sexuelle, votre orientation sexuelle, vos opinions politiques, votre appartenance syndicale, des renseignements sur votre santé et des données génétiques et biométriques). Nous ne recueillons pas non plus de renseignements sur les condamnations et infractions pénales.

Si vous ne fournissez pas de données personnelles

Lorsque nous devons recueillir des données personnelles en vertu de la loi ou aux termes d'un contrat que nous avons avec vous, et que vous ne fournissez pas ces données lorsque demandées, nous pourrions ne pas être en mesure d'exécuter le contrat que nous avons ou tentons de conclure avec vous (par exemple, pour vous fournir des biens ou des services). Dans ce cas, nous pourrions devoir annuler un produit ou un service que vous avez avec nous, mais nous vous en informerons si tel est le cas au moment opportun.

Comment vos données personnelles sont-elles recueillies?

Nous utilisons différentes méthodes pour recueillir des données de vous et à votre sujet, notamment par :

• Interactions directes. Vous pouvez nous fournir vos données d'identité et de contact en remplissant des formulaires de contact ou en correspondant avec nous par la poste, par téléphone, par courriel ou autrement. Cela comprend les données personnelles que vous fournissez lorsque vous :

• vous renseignez sur nos logiciels ou services;

• créez un compte sur notre site Web;

• demandez à recevoir du matériel de marketing; ou

• nous faites part de vos commentaires ou nous contactez.

• Technologies ou interactions automatisées. Lorsque vous interagissez avec notre site Web, nous recueillerons automatiquement des données techniques sur votre équipement, vos actions de navigation et vos habitudes. Nous recueillons ces données personnelles en utilisant des témoins (cookies) et d'autres technologies similaires. Veuillez consulter notre politique sur les témoins pour plus de détails.

• Tiers ou sources accessibles au public. Nous recevrons des données personnelles à votre sujet de divers tiers et sources publiques, telles que des données d'identité et de contact provenant de sources accessibles au public telles que Companies House, le site Web de votre entreprise ou LinkedIn.

Comment nous utilisons vos données personnelles

Nous n'utiliserons vos données personnelles que lorsque la loi nous le permet. Le plus souvent, nous utiliserons vos données personnelles dans les circonstances suivantes :

• Lorsque nous devons exécuter le contrat que nous sommes sur le point de conclure ou que nous avons conclu avec vous.
• Lorsque cela est nécessaire pour nos intérêts légitimes (ou ceux d'un tiers) et que vos intérêts et droits fondamentaux ne prévalent pas sur ces intérêts.
• Lorsque nous devons nous conformer à une obligation légale.

En règle générale, nous ne nous appuyons pas sur le consentement comme fondement juridique pour traiter vos données personnelles, bien que nous obtiendrons votre consentement avant de vous envoyer des communications de marketing direct de tiers par courriel ou message texte. Vous avez le droit de retirer votre consentement au marketing en tout temps en nous contactant.

Fins pour lesquelles nous utiliserons vos données personnelles

Nous avons présenté ci-dessous, sous forme de tableau, une description de toutes les façons dont nous prévoyons utiliser vos données personnelles et les fondements juridiques sur lesquels nous nous appuyons pour ce faire. Nous avons également identifié quels sont nos intérêts légitimes, le cas échéant.

Veuillez noter que nous pouvons traiter vos données personnelles pour plus d'un fondement légal selon l'objectif spécifique pour lequel nous utilisons vos données. Veuillez nous contacter si vous avez besoin de détails sur le fondement juridique spécifique sur lequel nous nous appuyons pour traiter vos données personnelles lorsque plus d'un fondement a été indiqué dans le tableau ci-dessous.

Objectif/Activité	Type de données	Fondement légal du traitement, y compris le fondement de l'intérêt légitime
Pour vous inscrire comme nouveau client	(a) Identité (b) Contact	Exécution d'un contrat avec vous
Pour traiter et livrer votre commande, y compris : (a) Gérer les paiements, les frais et les charges (b) Percevoir et récupérer les sommes qui nous sont dues	(a) Identité (b) Contact (c) Financières (d) Transaction	(a) Exécution d'un contrat avec vous (b) Nécessaire pour nos intérêts légitimes (pour recouvrer les dettes qui nous sont dues)
Pour gérer notre relation avec vous, par exemple vous informer des modifications à nos conditions ou à notre politique de confidentialité	(a) Identité (b) Contact (c) Profil	(a) Exécution d'un contrat avec vous (b) Nécessaire pour se conformer à une obligation légale
Pour administrer et protéger notre entreprise et ce site Web (y compris le dépannage, l'analyse de données, les tests, la maintenance du système, le soutien, les rapports et l'hébergement de données)	(a) Identité (b) Contact (c) Techniques	(a) Nécessaire pour nos intérêts légitimes (pour gérer notre entreprise, la prestation de services d'administration et de TI, la sécurité du réseau, pour prévenir la fraude et dans le contexte d'une réorganisation d'entreprise ou d'un exercice de restructuration de groupe) (b) Nécessaire pour se conformer à une obligation légale
Pour utiliser l'analyse de données afin d'améliorer notre site Web, nos produits/services, notre marketing, nos relations clients et nos expériences	(a) Techniques (b) Utilisation	Nécessaire pour nos intérêts légitimes (pour définir les types de clients pour nos produits et services, pour garder notre site Web à jour et pertinent, pour développer notre entreprise et pour éclairer notre stratégie de marketing)
Pour vous faire des suggestions et des recommandations concernant des biens ou des services qui pourraient vous intéresser	(a) Identité (b) Contact (c) Techniques (d) Utilisation (e) Profil (f) Marketing et communications	Nécessaire pour nos intérêts légitimes (pour développer nos produits/services et faire croître notre entreprise)

Marketing

Nous nous efforçons de vous offrir des choix concernant certaines utilisations de données personnelles, particulièrement en ce qui concerne le marketing et la publicité.

Offres promotionnelles de notre part

Nous pouvons utiliser vos données d'identité, de contact, techniques, d'utilisation et de profil pour nous faire une opinion sur ce que nous pensons que vous pourriez vouloir ou avoir besoin, ou sur ce qui pourrait vous intéresser. C'est ainsi que nous décidons quels produits, services et offres pourraient être pertinents pour vous (nous appelons cela le marketing).

Vous recevrez des communications marketing de notre part si vous avez demandé des renseignements de notre part ou acheté des logiciels ou des services auprès de nous et que vous n'avez pas choisi de ne pas recevoir ce marketing.

Marketing par des tiers

Nous obtiendrons votre consentement explicite avant de partager vos données personnelles avec un tiers à des fins de marketing.

Retrait du consentement

Vous pouvez nous demander ou demander à des tiers de cesser de vous envoyer des messages de marketing en tout temps en suivant les liens de retrait figurant sur tout message de marketing qui vous est envoyé ou en nous contactant en tout temps.

Lorsque vous choisissez de ne plus recevoir ces messages de marketing, cela ne s'appliquera pas aux données personnelles qui nous sont fournies à la suite d'un achat de logiciel/service, d'une expérience de logiciel/service ou d'autres transactions.

Témoins (cookies)

Vous pouvez configurer votre navigateur pour refuser tous les témoins de navigateur ou certains d'entre eux, ou pour vous alerter lorsque des sites Web définissent ou accèdent à des témoins. Si vous désactivez ou refusez les témoins, veuillez noter que certaines parties de ce site Web peuvent devenir inaccessibles ou ne pas fonctionner correctement. Pour plus de renseignements sur les témoins que nous utilisons, veuillez consulter notre politique sur les témoins.

Changement d'objectif

Nous n'utiliserons vos données personnelles que pour les fins pour lesquelles nous les avons recueillies, à moins que nous considérions raisonnablement que nous devons les utiliser pour une autre raison et que cette raison est compatible avec l'objectif initial. Si vous souhaitez obtenir une explication sur la façon dont le traitement pour le nouvel objectif est compatible avec l'objectif initial, veuillez nous contacter.

Si nous devons utiliser vos données personnelles à une fin non liée, nous vous en informerons et nous expliquerons le fondement juridique qui nous permet de le faire.

Veuillez noter que nous pouvons traiter vos données personnelles à votre insu ou sans votre consentement, conformément aux règles ci-dessus, lorsque cela est requis ou permis par la loi.

Divulgation de vos données personnelles

Nous pouvons partager vos données personnelles avec les parties indiquées ci-dessous pour les fins énoncées dans le tableau ci-dessus.

• Tiers internes, tels que d'autres sociétés du groupe Codat (Codat Inc.) qui fournissent un soutien aux ventes, un soutien marketing, des services d'administration de TI et de système et des rapports de direction.

• Tiers externes tels que :

  • Fournisseurs de services agissant comme sous-traitants basés au Royaume-Uni qui fournissent des services d'administration de TI et de système (dans ce cas, Microsoft Azure).
  • HM Revenue & Customs, les organismes de réglementation et d'autres autorités basés au Royaume-Uni qui exigent la déclaration des activités de traitement dans certaines circonstances.

• Tiers à qui nous pourrions choisir de vendre, de transférer ou de fusionner des parties de notre entreprise ou de nos actifs. Alternativement, nous pourrions chercher à acquérir d'autres entreprises ou à fusionner avec elles. Si un changement survient dans notre entreprise, les nouveaux propriétaires pourront utiliser vos données personnelles de la même manière que celle énoncée dans la présente politique de confidentialité.

Nous exigeons que tous les tiers respectent la sécurité de vos données personnelles et les traitent conformément à la loi. Nous ne permettons pas à nos fournisseurs de services tiers d'utiliser vos données personnelles à leurs propres fins et ne leur permettons de traiter vos données personnelles que pour des fins spécifiées et conformément à nos instructions.

Transferts internationaux

Nous partageons vos données personnelles au sein du groupe Codat. Cela impliquera le transfert de vos données à l'extérieur du Royaume-Uni. Nous nous assurons que vos données personnelles sont protégées en exigeant que toutes nos sociétés du groupe suivent les mêmes règles lors du traitement de vos données personnelles. Ces règles sont appelées « règles d'entreprise contraignantes ».

Chaque fois que nous transférons vos données personnelles à l'extérieur du Royaume-Uni, nous nous assurons qu'un degré de protection similaire leur est accordé en veillant à ce qu'au moins l'une des mesures de protection suivantes soit mise en œuvre :

• Nous ne transférerons vos données personnelles qu'aux pays qui ont été jugés offrir un niveau adéquat de protection des données personnelles.
• Lorsque nous utilisons certains fournisseurs de services, nous pouvons utiliser des contrats spécifiques approuvés pour une utilisation au Royaume-Uni qui donnent aux données personnelles la même protection qu'elles ont au Royaume-Uni.

Veuillez nous contacter si vous souhaitez plus de renseignements sur le mécanisme spécifique que nous utilisons lors du transfert de vos données personnelles à l'extérieur du Royaume-Uni.

Sécurité des données

Nous avons mis en place des mesures de sécurité appropriées pour empêcher que vos données personnelles ne soient accidentellement perdues, utilisées ou consultées de manière non autorisée, modifiées ou divulguées. De plus, nous limitons l'accès à vos données personnelles aux employés, agents, entrepreneurs et autres tiers qui ont un besoin professionnel de les connaître. Ils ne traiteront vos données personnelles que selon nos instructions et ils sont soumis à une obligation de confidentialité.

Nous avons mis en place des procédures pour traiter toute violation présumée de données personnelles et vous informerons ainsi que tout organisme de réglementation applicable d'une violation lorsque nous sommes légalement tenus de le faire.

Conservation des données

Pendant combien de temps utiliserez-vous mes données personnelles?

Nous ne conserverons vos données personnelles que pendant la durée raisonnablement nécessaire pour atteindre les fins pour lesquelles nous les avons recueillies, y compris aux fins de satisfaire à toute exigence légale, réglementaire, fiscale, comptable ou de déclaration. Nous pouvons conserver vos données personnelles pendant une période plus longue en cas de plainte ou si nous croyons raisonnablement qu'il existe une perspective de litige concernant notre relation avec vous.

Pour déterminer la période de conservation appropriée pour les données personnelles, nous considérons la quantité, la nature et la sensibilité des données personnelles, le risque potentiel de préjudice résultant d'une utilisation ou d'une divulgation non autorisée de vos données personnelles, les fins pour lesquelles nous traitons vos données personnelles et si nous pouvons atteindre ces fins par d'autres moyens, ainsi que les exigences légales, réglementaires, fiscales, comptables ou autres applicables.

En vertu de la loi, nous devons conserver les renseignements de base sur nos clients (y compris les données de contact, d'identité, financières et de transaction) pendant six ans après qu'ils cessent d'être des clients à des fins fiscales.

Dans certaines circonstances, vous pouvez nous demander de supprimer vos données : voir vos droits légaux ci-dessous pour plus de renseignements.

Dans certaines circonstances, nous anonymiserons vos données personnelles (de sorte qu'elles ne puissent plus être associées à vous) à des fins de recherche ou statistiques, auquel cas nous pouvons utiliser ces renseignements indéfiniment sans autre avis à vous.

Vos droits légaux

Dans certaines circonstances, vous avez des droits en vertu des lois sur la protection des données concernant vos données personnelles. Vous avez le droit de :

• Demander l'accès à vos données personnelles (communément appelé « demande d'accès du sujet de données »). Cela vous permet de recevoir une copie des données personnelles que nous détenons à votre sujet et de vérifier que nous les traitons légalement.
• Demander la correction des données personnelles que nous détenons à votre sujet. Cela vous permet de faire corriger toute donnée incomplète ou inexacte que nous détenons à votre sujet, bien que nous puissions avoir besoin de vérifier l'exactitude des nouvelles données que vous nous fournissez.
• Demander l'effacement de vos données personnelles. Cela vous permet de nous demander de supprimer ou de retirer des données personnelles lorsqu'il n'y a aucune bonne raison pour que nous continuions à les traiter. Vous avez également le droit de nous demander de supprimer ou de retirer vos données personnelles lorsque vous avez exercé avec succès votre droit de vous opposer au traitement (voir ci-dessous), lorsque nous avons pu traiter vos renseignements illégalement ou lorsque nous sommes tenus d'effacer vos données personnelles pour nous conformer à la loi locale. Notez toutefois que nous ne serons pas toujours en mesure de nous conformer à votre demande d'effacement pour des raisons légales spécifiques qui vous seront notifiées, le cas échéant, au moment de votre demande.
• Vous opposer au traitement de vos données personnelles lorsque nous nous appuyons sur un intérêt légitime (ou ceux d'un tiers) et qu'il y a quelque chose dans votre situation particulière qui vous amène à vous opposer au traitement pour ce motif, car vous estimez que cela a une incidence sur vos droits et libertés fondamentaux. Vous avez également le droit de vous opposer lorsque nous traitons vos données personnelles à des fins de marketing direct. Dans certains cas, nous pouvons démontrer que nous avons des motifs légitimes impérieux de traiter vos renseignements qui prévalent sur vos droits et libertés.
• Demander la restriction du traitement de vos données personnelles. Cela vous permet de nous demander de suspendre le traitement de vos données personnelles dans les scénarios suivants :
  • Si vous voulez que nous établissions l'exactitude des données.
  • Lorsque notre utilisation des données est illégale mais que vous ne voulez pas que nous les effacions.
  • Lorsque vous avez besoin que nous conservions les données même si nous n'en avons plus besoin, car vous en avez besoin pour établir, exercer ou défendre des réclamations légales.
  • Vous vous êtes opposé à notre utilisation de vos données mais nous devons vérifier si nous avons des motifs légitimes prépondérants pour les utiliser.
• Demander le transfert de vos données personnelles à vous ou à un tiers. Nous vous fournirons, ou fournirons à un tiers que vous avez choisi, vos données personnelles dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. Notez que ce droit ne s'applique qu'aux renseignements automatisés pour lesquels vous avez initialement fourni un consentement pour que nous les utilisions ou lorsque nous avons utilisé les renseignements pour exécuter un contrat avec vous.
• Retirer votre consentement en tout temps lorsque nous nous appuyons sur le consentement pour traiter vos données personnelles. Toutefois, cela n'affectera pas la légalité de tout traitement effectué avant que vous ne retiriez votre consentement. Si vous retirez votre consentement, nous pourrions ne pas être en mesure de vous fournir certains produits ou services. Nous vous informerons si tel est le cas au moment où vous retirerez votre consentement.

Si vous souhaitez exercer l'un des droits énoncés ci-dessus, veuillez nous contacter par courriel à legal@codat.io.

Aucuns frais habituellement requis

Vous n'aurez pas à payer de frais pour accéder à vos données personnelles (ou pour exercer l'un des autres droits). Toutefois, nous pouvons facturer des frais raisonnables si votre demande est manifestement infondée, répétitive ou excessive. Alternativement, nous pourrions refuser de nous conformer à votre demande dans ces circonstances.

Ce dont nous pourrions avoir besoin de votre part

Nous pourrions avoir besoin de vous demander des renseignements spécifiques pour nous aider à confirmer votre identité et à assurer votre droit d'accéder à vos données personnelles (ou d'exercer l'un de vos autres droits). Il s'agit d'une mesure de sécurité pour s'assurer que les données personnelles ne sont pas divulguées à toute personne qui n'a pas le droit de les recevoir. Nous pouvons également communiquer avec vous pour vous demander de plus amples renseignements concernant votre demande afin d'accélérer notre réponse.

Délai de réponse

Nous essayons de répondre à toutes les demandes légitimes dans un délai d'un mois. Parfois, cela pourrait nous prendre plus d'un mois si votre demande est particulièrement complexe ou si vous avez fait plusieurs demandes. Dans ce cas, nous vous en informerons et vous tiendrons informé.